بعد شرحي لإعداد وتحديث الهيكل التنظيمي في مقالتي السابقة، يأتي دور إعداد وتحديث الهيكل الوظيفي، وهذا الترتيب ضمن الإجراءات الضرورية في التطوير الإداري والتي يجب الالتزام بها حتى تحقق الهدف من التعديل والتحديث في الهيكل التنظيمي والوظيفي.
الإجراءات التي سيقوم بها المستشار كالتالي:
1 ـ يقرأ ويطلع على الهيكل التنظيمي المعتمد ويقوم بالتأكد منه من القيادة العليا أن هذا هو الهيكل التنظيمي المعتمد ولا يوجد عليه ملاحظات أو تعديل.
2 ـ يبدأ بمقابلة القيادات الإشرافية في كل قطاع وأخذ المعلومات الكافية منهم عن الوظائف المقترحة في الادارات والأقسام التابعة لهم.
3 ـ يقوم بتحديد المسميات الوظيفية المقترحة في القطاع بحيث تعكس اختصاصات ومهام القطاع من مدير ادارة ورئيس قسم ومشرف وحدة وكذلك للوحدات التنظيمية التابعة للقيادة العليا من مدير مكتب ورئيس قسم.
4 ـ بعدها يقوم باقتراح مسميات وظيفية للوظائف التنفيذية تبدأ لحديثي التخرج وتتدرج إلى ذوي الخبرات وتسمى العائلة الوظيفية، على سبيل المثال باحث قانوني مبتدئ ـ باحث قانوني ـ باحث قانوني أول ـ اختصاصي قانوني ـ اختصاصي قانوني أول.
5 ـ عند استكمال جميع المسميات الوظيفية لكل قطاع وموزعة على الإدارات والأقسام والوحدات التنظيمية التابعة لها يبدأ بمقابلة القيادات الإشرافية لعرض الهيكل الوظيفي المقترح وإذا فيه ملاحظات أو تعديلات.
6 ـ عند استكماله جميع المقابلات للقيادات الإشرافية يقوم بإعداد الهيكل الوظيفي المقترح بتفاصيله وعرضه عليهم لأخذ موافقتهم عليه وبعدها يقابل القيادة العليا وعرض الهيكل الوظيفي المقترح عليه بحضور القيادات الإشرافية للموافقة عليه.
7 ـ بعد موافقة جهة العمل على الهيكل الوظيفي المقترح تتم إحالته الى مجلس الخدمة المدنية للمناقشة وإبداء أي ملاحظات أو تعديلات إن وجدت وبعدها يتم اعتماد الهيكل الوظيفي من الخدمة المدنية ويحال إلى جهة العمل.
8 ـ تتسلم جهة العمل الهيكل الوظيفي المعتمد للبدء في تطبيقه على الموظفين الحاليين والذين سيتم تعيينهم مستقبلا.
مقالتي المقبلة ستكون عن إعداد وتحديث الأوصاف الوظيفية حسب الهيكل الوظيفي المعتمد وهذا الجزء الثالث والأخير.
[email protected]