الإجراء الثالث والأخير بعد إعداد وتحديث الهيكل التنظيمي والوظيفي الذي ذكرته في مقالاتي السابقة وهذا الإجراء يحتاج الى وقت وجهد ودقة أكثر لأن فيه كمية من عدد الوظائف الجديدة والمحدثة، ولذلك تحتاج الى فريق عمل من المستشارين والأخصائيين في هذا المجال ويتم توزيعهم على جميع قطاعات جهة العمل حسب حجمها.. والخطوات اللازمة لكتابة أوصاف وظيفية كالتالي:
1 ـ يقوم مدير المشروع (المستشار) بتوزيع نسخ من الهيكل التنظيمي والوظيفي على أعضاء فريق العمل في اجتماع معهم ويحدد لهم مسؤولية كل منهم بتوصيف وظائف قطاع في جهة العمل.
2 ـ يبدأ فريق العمل بمقابلة رئيس كل قطاع على حدة والشرح له بمهمتهم وكيفية القيام بها وأنهم يحتاجون الى موظف منسق في القطاع يرتب لهم مقابلات مع مديري الادارات ورؤساء الأقسام لتجهيز المعلومات اللازمة.
3 ـ يبدأ فريق العمل بمقابلة مديري الإدارات اولا للتأكد من الهيكل التنظيمي والوظيفي الذي يشرفون عليه، وأنه يطابق الواقع العملي لديهم، وثانيا لأخذ المعلومات اللازمة لكتابة الوصف الوظيفي.
4 ـ يبدأ فريق العمل بكتابة الوصف الوظيفي من أدنى وظيفة إلى أعلى، على سبيل المثال: وظائف الادارة القانونية تبدأ من باحث قانوني مبتدئ ـ باحث قانوني ـ باحث قانوني أول ـ اخصائي قانوني ـ اخصائي قانوني أول ـ رئيس قسم القانوني ـ مدير الادارة القانونية.
5 ـ نموذج أو بطاقة الوصف الوظيفي النموذجية تتضمن: المسمى الوظيفي ـ الادارة ـ القسم ـ المسؤول المباشر - موجز اختصاصات ومهام الوظيفة ـ تفاصيل مهام الوظيفة ـ الحد الأدنى لشغل الوظيفة من مؤهل دراسي وخبرة ومهارات مطلوبة للتعيين وتتم تعبئة النموذج لكل وظيفة وليس لكل موظف.
6 ـ بعد كتابة جميع الأوصاف الوظيفية للقطاع تتم مراجعتها من قبل رؤساء الأقسام ومديري الادارات واخيرا من رئيس القطاع وابداء أي ملاحظات عليها.
7 ـ بعد المراجعة والموافقة عليها من رؤساء القطاعات تتم طباعتها رسميا في النموذج الخاص للوصف الوظيفي ووضعها في دليل الوصف الوظيفي وتسليمها لرئيس جهة العمل.
8 ـ يرسل دليل الوصف الوظيفي من جهة العمل الى الخدمة المدنية ليقوم بمراجعتها وإبداء أي ملاحظات، أن وجدت، ومن ثم اعتمادها وارسالها لجهة العمل للعمل بها رسميا.
أرجو أن أكون قد أوضحت لكم ما يتم من اجراءات عند إعداد الهيكل التنظيمي والوظيفي والوصف الوظيفي للاسترشاد بها.
[email protected]