الدبوس: تفعيل الدورة المستندية في «قانونية البلدية» إلكترونياً حفظاً للمال العام

• «المراسلات الموحد» يحقق فاعلية كاملة بين الجهاز التنفيذي للبلدية ومختلف القطاعات
• لا فائدة من تطوير الأنظمة الإلكترونية دون وجود مهندسين كويتيين يعملون عليها

بداح العنزي

دعا مدير عام البلدية بالوكالة م.سعود الدبوس الى تفعيل الدورة المستندية في الإدارة القانونية بشكل إلكتروني لرفع مستوى الأداء وتحقيقا للرقابة الفاعلة، من خلال نظام المراسلات الموحد صونا وحفظا للمال العام ورفعا لكفاءة الجهاز الإداري.

وقال م.الدبوس في كتاب إلى وزير الدولة لشؤون البلدية ووزير الدولة لشؤون الاتصالات: انطلاقا من تنفيذ السياسة العامة للبلدية والتوجه العام نحو تطوير أوجه العمل بكل قطاعات وإدارات البلدية، رفعا لمستوى التنسيق والسرعة في الإنجاز وتنفيذا لما تضمنته المادة 47 من قانون 33 لسنة 2016 في شأن البلدية تحقيقا للأرشفة الإلكترونية، وما تضمنته المواد 17 و18 و19 و20 من قرار مجلس الوزراء 1358 لسنة 2018 بشأن اللائحة التنفيذية للقانون 33 لسنة 2016 بشأن البلدية.

وأضاف: بناء على ما ورد في تقرير ديوان المحاسبة بشأن الملاحظات التي أسفرت عنها عمليات

فحص ومراجعة البلدية من عدم انتظام الدورة المستندية وتحديد المسؤوليات والصلاحيات بالإدارة القانونية، حيث أورد الديوان عدم انتظام الدورة المستندية وتحديد المسؤوليات والصلاحيات بالإدارة القانونية، وتبين من الفحص تأخر البلدية في اتخاذ اللازم لتلافي المعوقات، ولما كان ذلك وكانت المادة 20 من قرار مجلس الوزراء سالف الذكر نصت على ان يصدر مدير عام البلدية أو من يفوضه من نوابه القرارات اللازمة لتفعيل الحفظ والتحديث للملفات الإلكترونية وتحديد الطريقة أو الشكل الذي سيتم بواسطته إنشاء وإيداع والتعامل مع أو حفظ أو تقديم أو إصدار المستندات الإلكترونية، تم إصدار التعاميم الإدارية ذات الصلة بتطوير العمل التكنولوجي، وأحكام الدورة المستندية إلكترونيا وإلغاء التراسل الورقي التقليدي وهي كالاتي:

٭ التعميم الإداري 26 لسنة 2016 المؤرخ 2016/11/9 بشأن البدء بالتراسل الإلكتروني.

٭ التعميم الإداري 1557 لسنة 2018 المؤرخ 2018/12/26 بشأن البدء بالتراسل الإلكتروني.

٭ التعميم الإداري 2020/14 المؤرخ 2020/6/24 بشأن بدء تشغيل التراسل الإلكتروني وإيقاف المراسلات الورقية.

٭ التعميم الإداري 2020/27 المؤرخ 2020/10 بشأن بدء تشغيل التراسل الإلكتروني.

٭ التعميم الإداري 19/ 2023 المؤرخ 2023/6/19 بشأن تفعيل الدورة المستندية الإلكترونية ضمن نظام المراسلات الموحد للبلدية «كمستخدم أول منشأ» للموظفين.

وتابع: وحيث إن نظام المراسلات الموحد للبلدية يحقق فاعلية كاملة بين الجهاز التنفيذي والإدارة القانونية ومختلف القطاعات، من خلال متابعة خط سير إلكترونيا إلا أنه تبين من خلال المراجعة الدورية أن المعاملات وبنسبة تتجاوز 90% تنتهي دون ان يتحقق من ذلك معرف الموظف المنهي للمعاملة وفق الاختصاص الوظيفي والهيكل التنظيمي، الأمر الذي يفقد الهدف الرئيسي من الميكنة الإلكترونية ويؤدي إلى فقدان العديد من المعاملات، وينعكس على ضعف في تحقيق الدفاع اللازم، وسرعة وصول المعلومات ذات الصلة، وهو ما أشار له تقرير ديوان المحاسبة في العديد من التقارير.

وزاد: لما كان ما تقدم وحيث إن الإدارة القانونية ذات أهمية قصوى، وركن أساسي في أي عملية تطوير من شأنها رفع كفاءة جهاز البلدية الإداري، وضمانة أساسية لتحقيق الرقابة، ونظرا لكونها تتبع قطاع وزير الدولة لشؤون البلدية، فإننا نحيطكم علما بقصور الدورة المستندية إلكترونيا داخل الإدارة القانونية، نظرا لعدم تفعيل الدورة المستندية إلكترونيا، كمستخدم أول منشأ من قبل الموظف المختص تحديدا للمسؤوليات والمهام وتسهيلا لأرشفة المعلومات والمستندات وسرعة حفظها واسترجاعها، لافتا الى أن المعاملات والدورة المستندية داخل الإدارة القانونية مازالت يدوية، ما يؤدي لعدم تحقيق الأرشفة الإلكترونية للمعاملات، وفقدان للإحصائيات، وقد تضمنت إحصائية مركز نظم المعلومات، عدم تفعيل العديد من حسابات أعضاء الإدارة القانونية، وعدم تحويل المعاملات من قبل المسؤول المباشر لعضو القسم المختص.

وذكر انه وتحقيقا لإنهاء الدورة المستندية التقليدية الورقية التي مازالت معمولا بها في الإدارة القانونية، فكل المعاملات الالكترونية على نظام المراسلات الموحد حجة على المنشئ والمرسل إليه وملزمة للمتعاملين على النظام ويعتبر تاريخ الإجراء حجة في إثبات تاريخ ووقت إنشاء المستند أو السجل

الإلكتروني للمعاملة ويلتزم الموظف المختص بعدم تعليق المعاملات في صندوق المهام واتخاذ اللازم بشأنها حال وصولها إليه وبما لا يضر بمصلحة العمل أو الموعد المحدد بالكتاب الصادر أو الوارد. وتحقيقا لضمان حفظ واسترجاع المستندات والسجلات الإلكترونية وأمنها وسريتها من كل ما يعرضها للفقد أو التلف أو استبدالها ببيانات غير صحيحة أو إدخال معلومات عليها بخلاف الحقيقة واتخاذ ما يلزم لضمان حفظها واسترجاعها عند الحاجة نأمل إعطاء توجيهاتكم للإدارة القانونية، بضرورة تفعيل الدورة المستندية بشكل إلكتروني، من قبل الموظف المختص وبإشراف كامل من قبل المسؤول المباشر، تحقيقا لرفع مستوى الأداء وتفاديا للمساءلة القانونية بحق من تثبت مخالفته للتعاميم المنظمة بهذا الشأن والتراخي في إنجاز المهام الموكلة، وتحقيقا للرقابة الفاعلة، من خلال نظام المراسلات الموحد، صونا وحفظا للمال العام، ورفع كفاءة الجهاز الإداري للبلدية بأحكام الدورة المستندية إلكترونيا.

التراخيص الهندسية

وفي سياق آخر، شدد الدبوس على أهمية التراخيص الهندسية، مبينا أن تطوير النظام الإلكتروني دون وجود مهندسين يعملون على هذا النظام لا فائدة منه.

جاء ذلك خلال رعايته وحضوره حفل تكريم خريجي البرنامج التدريبي «آلية التراخيص الهندسية ولوائح البناء» والذي نظمته ادارة التطوير والتدريب.

وقال الدبوس: مهما عملنا على تطوير العمل عبر الأنظمة الإلكترونية لابد ان يكون هناك مهندسون كويتيون يقومون باعمال البرنامج لجني ثمرات التطوير، ونبارك لكم اجتياز هذا البرنامج التدريبي بنجاح لأهميته لمهندسي البلدية وإطلاعهم على آلية التراخيص الهندسية ولوائح البناء ونأمل من القائمين على ادارة التطوير والتدريب تكثيف هذه الدورات المفيدة لدعم الانظمة الالكترونية بالكوادر الوطنية.


الشعلة: إحالة 10 مستشارين في «القانونية» إلى التقاعد

فهد الشعلة

أصدر وزير الدولة لشؤون البلدية ووزير الدولة لشؤون الاتصالات فهد الشعلة قرارا بإحالة 10 مستشارين في الإدارة القانونية بالبلدية الى التقاعد أحدهم مدير إدارة.