بداح العنزي
أصدر مدير عام البلدية بالوكالة م.سعود الدبوس تعميما بشأن تنفيذ توصيات التقارير الختامية السنوية لجهاز المراقبين الماليين.
وقال م.الدبوس في التعميم: عملا بأحكام قانون البلدية 33 لسنة 2016 ولوائحها التنظيمية وما نص عليه الهيكل التنظيمي لبلدية الكويت وفروعها بالمحافظات الصادر بالقرار الوزاري 363 لسنة 2009، وقانون إنشاء جهاز المراقبين الماليين 23 لسنة 2015، وتنفيذا لتوصيات الجهاز الواردة بالتقرير الختامي عن السنة المالية 2023/2022 بهدف رفع كفاءة الأداء داخل البلدية بغية تلافي الملاحظات التي تضمنها التقرير ومعالجتها يجب على الوحدات الإدارية المختصة واللجان العاملة بالبلدية تنفيذ التوصيات التالية:
أولا: توصيات رفع كفاءة الأداء ومنها:
٭ اتباع الدورة المستندية السليمة والتقيد بالوصف الوظيفي لكل قسم. الوحدة الإدارية المختصة: إدارة الشؤون المالية.
٭ فصل مهام قسم محاسبة الرواتب عن قسم تدقيق الرواتب وباقي الأقسام التي يسند لها بعض مهام قسم محاسبة الرواتب والوحدة الإدارية المختصة - إدارة الشؤون المالية.
٭ تفعيل دور إدارة الشؤون المالية بشكل أفضل في أعمال المراجعة والتدقيق على المستندات المؤيدة للصرف قبل إعداد الاستمارات وإرسالها لمكتب المراقبين الماليين، والوحدة الإدارية المختصة إدارة الشؤون المالية، والتنسيق بين الإدارات والأقسام ذات الصلة لإحكام الرقابة الداخلية والوحدة الإدارية المختصة إدارة الشؤون المالية.
ثانيا: توصيات تعزيز أوجه التعاون بين البلدية و«المراقبين الماليين»
٭ استكمال المستندات المرفقة مع الاستمارة والتوقيع من قبل الموظف ورئيس القسم والمدقق وسرعة الرد على الاستفسارات والوحدة الإدارية المختصة إدارة الشؤون المالية.
٭ الاستجابة الفورية لأي طلبات اجتماعات دورية مع أعضاء مكتب المراقبين الماليين وتزويدهم بأي معلومات او مستندات خاصة بالمعاملات المعروضة على المكتب والحرص على وضوح وكفاية تلك المرفقات لتسهيل مهام أعضاء المكتب في أداء دورهم الرقابي والوحدة الإدارية المختصة إدارة الشؤون المالية وإدارة المناقصات والعقود وجميع الإدارات المعنية.
ثالثا: توصيات بشأن الظواهر الأخرى
٭ الدراسة الدقيقة لمشروع الميزانية لبحث متطلبات الجهة من الاعتمادات الازمة للباب الأول والثاني تجنبا لمخالفة الميزانية مع مراعاة القدرة التنفيذية للوحدات الإدارية المعنية عند طلبها لأي مبالغ عند إعداد مشروع الميزانية والوحدة الإدارية المختصة إدارة الشؤون المالية.
٭ الالتزام بعرض العقود والأوامر التغييرية التي يتطلب عرضها على المراقب المالي قبل سريانها والتأكد من أخذ موافقات الجهات المختصة بوقت كاف قبل إبرامها.
٭ الالتزام بالعمل على إعداد المناقصات والممارسات الجديدة بوقت كاف لتلافي تمديدات العقود لأكثر من مرة والوحدة الإدارية المختصة إدارة المناقصات والعقود.
٭ العمل على دراسة عقود النظافة العامة وتعديل الأخطاء والبنود والغرامات بمناقصات العقود المستقبلية لتلافى المشاكل والمخالفات الحالية والوحدة الإدارية المختصة لجنة النظافة العامة وإدارة المناقصات والعقود.
٭ تعزيز وتشديد الرقابة على عقود النظافة من قبل الجهات المشرفة والوحدة الإدارية المختصة إدارات النظافة العامة وإشغالات الطرق بالمحافظات ولجنة النظافة العامة.
٭ العمل على مراجعة كافة عقود إيجار السكن لموظفي الدولة ببلدية الكويت وتجديدها باسم بلدية الكويت بدلا من وزارة المالية وفقا لما ورد بقرار مجلس الوزراء بهذا الشأن وتعليمات وزارة المالية المنظمة لذلك والحصول على موافقات الجهات الرقابية التي يستلزم استيفاء موافقاتها والوحدة الإدارية المختصة إدارة الشؤون المالية بالتنسيق مع الإدارة القانونية وإدارة المناقصات والعقود.
رابعا: يجب على إدارة الشؤون المالية مخاطبة الإدارة المختصة بأي ملاحظة او مخالفة ترد من قبل مكتب المراقبين الماليين بشأن المعاملات المعروضة على المكتب وذلك حتى يتسنى الرد عليها في حينه ومن ثم معالجتها او تلافيها في الموعد المناسب قبل ضمها لتقارير جهاز المراقبين الماليين التي ترد الى البلدية وبناء عليه يجب على جميع الوحدات الإدارية واللجان العمل على تنفيذ ما ورد بهذا التعميم من توصيات وإعطائها الأولوية في الاهتمام من قبل المسؤولين والقائمين على تلك الوحدات وهذه اللجان لتلافي أي ملاحظات او مخالفات رقابية مستقبلية تجنبا للوقع تحت المساءلة القانونية.