بداح العنزي
أصدرت مدير عام البلدية م.منال العصفور تعميما إداريا بشأن الاجتماعات التمهيدية للمناقصات والممارسات والمزايدات في البلدية.
وقالت م.منال العصفور في التعميم: حرصا على تنظيم آلية التعاقدات وحسن سير العمل وتنظيما لانعقاد الاجتماعات التمهيدية الخاصة بالمناقصات والممارسات والمزايدات التي تطرحها البلدية للرد على استفسارات الشركات والمؤسسات الخاصة بآلية تنفيذ العقود، ولكون محاضر هذه الاجتماعات جزءا لا يتجزأ من العقد الذي سيتم إبرامه وحفاظا على حقوق جميع الجهات، وضمان وضوح بنود العقود، ولإضفاء مزيد من الدقة والشفافية على الإجراءات.
وتطبيقا لأحكام المادة 44 من القانون 49 لسنة 2016 بشأن المناقصات العامة، والمادة 29 من لائحته التنفيذية وتعديلاتها، وتعميمي وزارة المالية 5 لسنة 2020 بشأن نظم الشراء للجهات العامة، و1 لسنة 2023 بشأن المزايدات في الجهات العامة، يراعى عند عقد الاجتماعات التمهيدية الإجراءات والضوابط التالية:
٭ أولا: في الحالات التي تقرر فيها الجهة المختصة عقد اجتماع تمهيدي للاستفسارات في شأن مناقصة أو ممارسة أو مزايدة يجب أن يتضمن الإعلان عن الاجتماع موعد ومكان الاجتماع التمهيدي ليحضرها من يرغب ممن قاموا بشراء وثيقة المناقصة أو الممارسة أو المزايدة.
٭ ثانيا: يعقد الاجتماع التمهيدي لجميع المناقصات والمزايدات والممارسات برئاسة مدير الإدارة المختصة بالإشراف على تنفيذ العقد وبمشاركة ممثل عن الجهات التالية:
1- إدارة المناقصات والعقود.
2- الإدارة القانونية.
3- إدارة التنسيق.
4- ممثل عن الجهة المختص بالإشراف على العقد.
5- إدارة الشؤون المالية.
ويستثنى من ذلك:
٭ الاجتماع التمهيدي لمناقصات النظافة العامة فتعقد برئاسة رئيس لجنة النظافة العامة.
٭ الاجتماع التمهيدي لمزايدات الإعلانات يعقد برئاسة رئيس لجنة متابعة تنفيذ عقود مزايدات الإعلانات.
٭ ثالثا: يقتصر حضور الاجتماع التمهيدي على ممثلي الشركات والمؤسسات ممن سبق لهم شراء وثائق المناقصات أو الممارسات أو المزايدات المطروحة سواء من البلدية أو من الجهاز المركزي للمناقصات العامة بهدف الرد على الاستفسارات والاستيضاحات المقدمة منهم بخصوص تنفيذ بنود العقد، وعلى ممثلي تلك الشركات والمؤسسات تقديم ما يفيد تفويضهم بحضور الاجتماع التمهيدي.
٭ رابعا: كل ما يدون بمحضر الاجتماع التمهيدي يعتبر جزءا لا يتجزأ من وثيقة المناقصة أو الممارسة أو المزايدة ويسري في مواجهة مقدمي العطاءات، كما يجب تعميم الأسئلة والاستفسارات والردود عليها بعد اعتمادها على جميع المناقصين قبل موعد إغلاق العطاءات بوقت كاف ونشر ما انتهى إليه الاجتماع التمهيدي في الموقع الإلكتروني للبلدية دون تحديد مصدر الاستفسار أو التساؤل.
٭ خامسا: الالتزام بأحكام القانون 49 لسنة 2016 بشأن المناقصات العامة وتعديلاته ولائحته التنفيذية الصادرة بالمرسوم 30 لسنة 2017 وتعميمي وزارة المالية 1 لسنة 2023 في شأن المزايدات في الجهات العامة و5 لسنة 2020 بشأن نظم الشراء.
٭ سادسا: الالتزام بكل الوثائق والشروط العامة والخاصة للمناقصة أو الممارسة أو المزايدة التي تم طرحها ومراجعتها والموافقة عليها من الجهات الرقابية وزارة المالية - إدارة الفتوى والتشريع - الإدارة القانونية بالبلدية.
٭ سابعا: عدم إجراء أي تعديلات على وثيقة الشروط العامة والخاصة للمناقصات والممارسات والمزايدات التي سبق مراجعتها من الجهات الرقابية، وفي حالة وجود ضرورة قصوى تستوجب إضافة أي تعديلات على تلك الشروط فإنه يتعين في هذه الحالة الرجوع إلى تلك الجهات لأخذ موافقتها على التعديلات المطلوبة وفق الإجراءات المتبعة في هذا الشأن مع إعطاء الموضوع صفة الاستعجال تلافيا لأي تأخير في الطرح يترتب عليه التأخر في توفير الخدمات المطلوبة أو التأثير على الإيرادات المالية والإدارية.
٭ ثامنا: عدم إدراج أعباء إضافية في شروط المزايدات يترتب عليها تكليف المزايد القيام بتنفيذ أعمال في المرفق المطروح في المزايدة والتي قد تحمله أعباء مالية إضافية ينعكس مردودها سلبا على الإيراد.
تاسعا: يتم إرسال محاضر الاجتماعات التمهيدية لإدارة المناقصات والعقود على النحو التالي:
1 - المناقصات والممارسات: على الإدارة أو اللجنة التي تترأس الاجتماع إرسال أصل محضر الاجتماع التمهيدي لإدارة المناقصات والعقود خلال ثلاثة أيام عمل من تاريخ انعقاده بعد أن يتم استيفاء اعتماده من قبل جميع الحضور من البلدية والشركات والمؤسسات، وذلك حتى يتسنى لها إرساله إلى الجهاز المركزي للمناقصات العامة لتوزيعه على الشركات والمؤسسات المشاركة قبل آخر موعد لتقديم العطاءات.
2 - المزايدات: على الإدارة أو اللجنة التي تترأس الاجتماع إرسال أصل محضر الاجتماع التمهيدي إلى إدارة المناقصات والعقود خلال ثلاثة أيام عمل من تاريخ انعقاده بعد أن يتم استيفاء تواقيع جميع الحضور من البلدية والشركات والمؤسسات، وذلك حتى يتسنى لها تسليمه للشركات والمؤسسات المشاركة قبل آخر موعد لتقديم العطاءات.
وعلى كل القطاعات والوحدات التنظيمية المختصة الالتزام بهذا التعميم تفاديا للمساءلة القانونية اعتبارا من تاريخ صدوره، ويلغى التعميم 2022/6 بشأن الاجتماعات التمهيدية للمناقصات والممارسات والمزايدات بالبلدية، كما يلغى كل ما يخالفه من أحكام أخرى سابقة.