بداح العنزي
أصدرت مدير عام البلدية م.منال العصفور تعميما بشأن إجراءات الطرح والترسية والتعاقد على المناقصات والممارسات والمزايدات داخل البلدية. وقالت م.العصفور في تعميم: ضرورة التقيد والالتزام بالجدول الزمني تفاديا للجوء الى تمديد العقود القائمة، وتضمن التعميم التالي:
بناء على ما تقتضيه المصلحة العامة، وانتظاما لحسن سير العمل وحرصا على توفير احتياجات ومتطلبات البلدية بالصورة المطلوبة لضمان أداء الخدمة بشكل منتظم.
وعليه يجب على كل رؤساء القطاعات والادارات ومديري أفرع البلدية والوحدات التنظيمية التابعة لها (كل فيما يخصه) ضرورة التقيد والالتزام بالجداول الزمنية الواردة بهذا التعميم، والمبين بها إجراءات تنفيذ آلية الطرح والترسية والتعاقد وإعادة الطرح الواجب اتباعها والمبين قرين كل منها المدد الزمنية الواجب الالتزام بها، وذلك لضمان توحيد سير المعاملات واستكمال الإجراءات بشكل قانوني بالسرعة اللازمة تفاديا للجوء الى تمديد العقود القائمة وما يترتب على ذلك من آثار.
أولا
إجراءات ومواعيد الطرح والترسية والتعاقد على المناقصات:
٭ إعداد الخطة السنوية للمناقصات والتأهيلات التي سيتم طرحها خلال السنة المالية - 90 يوما بحد أدنى قبل الطرح
٭ مخاطبة الجهة المشرفة على العقد قبل انتهائه بخمسة عشر شهرا بالإضافة الى فترة التجهيز (إن وجدت) في حالة (إعادة الطرح) - 15 شهرا + فترة التجهيز
٭ رد الجهة المشرفة على العقد (في حالة إعادة الطرح) - 14 يوما
٭ طلب العرض على لجنة الشراء للموافقة على الطرح شريطة توافر الآتي:
أ - كتاب من إدارة الشؤون المالية بتوافر الاعتماد المالي وإدراج المناقصة ضمن ميزانية البلدية خلال السنة المالية.
ب - القيمة التقديرية للمناقصة.
ج - أسس احتساب القيمة التقديرية.
د - المدة الزمنية للمناقصة - 7 أيام
٭ مخاطبة وزارة المالية (إدارة شؤون التخزين) بالمناقصات المتعلقة بالمركبات والآليات والمعدات - 3 أيام
٭ مخاطبة كل من:
أ - وزارة المالية للموافقة على القيمة التقديرية.
ب - مخاطبة إدارة الشؤون المالية (المراجعة).
ج - مخاطبة الإدارة القانونية (للمراجعة).
د - مخاطبة الفتوى والتشريع (للمراجعة) - 5 أيام.
٭ رد إدارة الشؤون المالية (بعد المراجعة) - 7 أيام
٭ رد الإدارة القانونية (بعد المراجعة) - 21 يوما
٭ رد وزارة المالية بالموافقة على القيمة التقديرية - 14 يوما
٭ رد الفتوى والتشريع (بعد المراجعة) - 21 يوم عمل
٭ إخطار الجهة المشرفة (بعد المراجعة) - 7 أيام عمل
٭ مخاطبة الجهاز المركزي للمناقصات العامة بعد الانتهاء من التعديلات - 7 أيام عمل
٭ موافقة الجهاز المركزي للمناقصات العامة على الطرح قبل الإعلان عن الطرح - 75 يوما
٭ استلام البلدية العطاءات من الجهاز المركزي للمناقصات العامة بعد فضها - 5 أيام
٭ إحالة العطاءات الى اللجنة الفرعية للدراسة بعد استلامها من الجهاز - 3 أيام
٭ رد اللجنة الفرعية بالتوصية بنتيجة دراسة العطاءات للمناقصات - 14 يوم عمل بحد أقصى (ويجوز تمديدها بناء على طلب اللجنة)
٭ العرض على لجنة الشراء لدراسة توصية اللجنة الفرعية والتوصية بالترسية - 3 أيام
٭ مخاطبة وزارة المالية للموافقة على الترسية في حال تجاوز القيمة التقديرية للمناقصة - 5 أيام
٭ مخاطبة الجهاز المركزي للمناقصات العامة بالتوصية بالترسية - 5 أيام
٭ رد الجهاز المركزي للمناقصات العامة بالترسية - 46 يوما
٭ مخاطبة إدارة الشؤون المالية لتزويد إدارة المناقصات والعقود بالبيان المالي للمناقصة - 5 أيام عمل
٭ مخاطبة ديوان المحاسبة (فيما يزيد على 100 ألف دينار) - 5 أيام
٭ الرد على استفسارات ديوان المحاسبة - لا تزيد على 4 أيام عمل
٭ رد ديوان المحاسبة بالموافقة على التعاقد - 21 يوما
٭ إخطار المناقص الفائز بقبول عطائه وترسية المناقصة عليه وطلب إحضار التأمين النهائي وغيره من متطلبات التعاقد - بعد مضي 10 أيام من تاريخ الترسية وتمد الى شهر من تاريخ الإخطار ويجوز مدها لمرة واحدة فقط
٭ العرض على مكتب المراقبين الماليين (فيما زاد على 75000 د.ك) - 5 أيام
٭ حضور المناقص الفائز لتوقيع العقد - 10 أيام من تاريخ تقديم التأمين النهائي ويجوز تمديدها الى 30 يوما من تاريخ تقديم التأمين النهائي ويجوز تجديدها لمدة مماثلة إذا كان التأخير من البلدية أو لعذر مقبول
٭ مخاطبة الجهاز المركزي للمناقصات العامة بتوقيع العقد - 10 أيام من تاريخ التوقيع
ثانيا: (1) إجراءات ومواعيد الطرح والترسية والتعاقد على الممارسات التي تزيد على 75000 دينار كويتي:
٭ إعداد الخطة السنوية للمناقصات والتأهيلات التي سيتم طرحها خلال السنة المالية - 90 يوما بعد أدنى قبل الطرح
٭ مخاطبة الجهة المشرفة على العقد قبل انتهائه باثني عشر شهرا بالإضافة الى فترة التجهيز (إن وجدت) في حالات إعادة الطرح - 12 شهرا + فترة التجهيز
٭ رد الجهة المشرفة على العقد (في حال إعادة الطرح) - 5 أيام
٭ طلب العرض على لجنة الشراء للموافقة على الطرح شريطة الآتي:
أ - كتاب من إدارة الشؤون المالية بتوافر الاعتماد المالي وإدراج المناقصة ضمن ميزانية البلدية خلال السنة المالية.
ب - القيمة التقديرية للمناقصة.
ج - أسس احتساب القيمة التقديرية.
د - المدة الزمنية للمناقصة - 7 أيام
٭ مخاطبة وزارة المالية للموافقة على القيمة التقديرية - 7 أيام
٭ مخاطبة وزارة المالية (إدارة شؤون التخزين) بالممارسات المتعلقة بالمركبات والآليات والمعدات - 3 أيام
٭ مخاطبة كل من بعد موافقة لجنة الشراء على الطرح:
أ - مخاطبة إدارة الشؤون المالية (للمراجعة).
ب - مخاطبة الإدارة القانونية (للمراجعة).
ج - مخاطبة الفتوى والتشريع (للمراجعة) - 5 أيام
٭ رد وزارة المالية بالموافقة على القيمة التقديرية - 7 أيام
٭ رد إدارة الشؤون المالية (بعد المراجعة) - 7 أيام
٭ رد الإدارة القانونية (بعد المراجعة) - 21 يوما
٭ رد الفتوى والتشريع (بعد المراجعة) - 21 يوما
٭ إخطار الجهة المشرفة (بعد المراجعة) - 5 أيام
٭ مخاطبة الجهاز المركزي للمناقصات العامة بعد الانتهاء من التعديلات للموافقة على الطرح - 7 أيام عمل
٭ موافقة الجهاز المركزي للمناقصات العامة على الطرح قبل الإعلان عن الطرح - 75 يوما
٭ الكتاب الوارد من الجهاز المركزي للمناقصات العامة والمرفق به العطاءات للدراسة - 5 أيام
٭ استلام البلدية العطاءات من الجهاز المركزي للمناقصات العامة بعد فضها - 5 أيام
٭ إحالة العطاءات الى اللجنة الفرعية للدراسة بعد استلامها من الجهاز - 3 أيام
٭ رد اللجنة الفرعية بالتوصية بنتيجة دراسة العطاءات للمناقصات - 14 يوم عمل بحد أقصى (يجوز تمديدها بناء على طلب اللجنة)
٭ العرض على لجنة الشراء لدراسة توصية اللجنة الفرعية والتوصية بالترسية - 3 أيام
٭ مخاطبة وزارة المالية للموافقة على الترسية في حال تجاوز القيمة التقديرية للمناقصة - 5 أيام
٭ مخاطبة الجهاز المركزي للمناقصات العامة بالتوصية بالترسية - 5 أيام
٭ رد الجهاز المركزي للمناقصات العامة بالترسية - 45 يوما
٭ مخاطبة إدارة الشؤون المالية بالبيان المالي - 5 أيام
٭ مخاطبة ديوان المحاسبة (فيما يزيد على 100 ألف دينار) بعد الحصول على موافقة كلا من الجهاز المركزي للمناقصات العامة - وزارة المالية - 5 أيام
٭ الرد على استفسارات ديوان المحاسبة - لا تزيد على 4 أيام عمل
٭ رد ديوان المحاسبة بالموافقة على التعاقد - 21 يوما
٭ إخطار الممارس الفائز بقبول عطائه وترسية الممارسة عليه وطلب إحضار التأمين النهائي وغيره من متطلبات التعاقد - بعد مضي 10 أيام من تاريخ الترسية وتمد الى شهر من تاريخ الإخطار ويجوز مدها لمرة واحدة فقط بموافقة الجهة
٭ العرض على مكتب المراقبين الماليين - 5 أيام
٭ إخطار الممارس الفائز للحضور لتوقيع العقد - 30 يوما
٭ مخاطبة الجهاز المركزي للمناقصات العامة بتوقيع العقد - 10 أيام
ثانيا
(2) إجراءات ومواعيد الطرح والترسية والتعاقد على الممارسات التي تزيد على 75000 دينار كويتي:
٭ إعداد الخطة السنوية للمناقصات والتأهيلات التي سيتم طرحها خلال السنة المالية - 90 يوما بحد أدنى قبل الطرح
٭ مخاطبة الجهة المشرفة على العقد قبل انتهائه بتسعة شهور بالإضافة الى فترة التجهيز (إن وجدت) في حالات إعادة الطرح - 9 شهور + فترة التجهيز
٭ رد الجهة المشرفة على العقد (في حالة إعادة الطرح) - 5 أيام
٭ طلب العرض على لجنة الشراء للموافقة على الطرح شريطة الآتي:
أ - كتاب من إدارة الشؤون المالية بتوافر الاعتماد المالي وإدراج المناقصة ضمن ميزانية البلدية خلال السنة المالية.
ب - القيمة التقديرية للمناقصة.
ج - أسس احتساب القيمة التقديرية.
د - المدة الزمنية للمناقصة - 7 أيام.
٭ مخاطبة وزارة المالية للموافقة على القيمة التقديرية - 7 أيام.
٭ مخاطبة كل من:
أ - السيد/ مدير عام البلدية (فيما يزيد على 30000 د.ك).
ب - مخاطبة إدارة الشؤون المالية (للمراجعة).
ج - مخاطبة الإدارة القانونية للمراجعة - 5 أيام.
٭ رد وزارة المالية بالموافقة على القيمة التقديرية - 14 يوما.
٭ رد إدارة الشؤون المالية (بعد المراجعة) - 21 يوما
٭ رد الإدارة القانونية (بعد المراجعة) - 21 يوما
٭ إخطار الجهة المشرفة على العقد - 3 أيام
٭ الإعلان عن طرح الممارسة التي تكون قيمتها من (5000 د.ك الى 30000 د.ك) حتى تاريخ الاقفال وفض العطاءات - لا تقل عن 10 أيام عمل (ويجوز مدها في حال عقد اجتماع تمهيدي) ويجوز تقصيرها للمصلحة العامة لمدة لا تقل عن 7 أيام
٭ الإعلان عن طرح الممارسة (التي تزيد على 30000 د.ك ولا تزيد على 75000 د.ك) - لا تقل عن 15 يوم عمل (ويجوز مدها في حال عقد اجتماع تمهيدي) ويجوز تقصيرها الى ما لا يقل عن 10 أيام عمل للمصلحة العامة
٭ العرض على لجنة الشراء لفض مظاريف العطاءات - 5 أيام من تاريخ اعتماد محضر اللجنة
٭ إحالة العطاءات الى اللجنة الفرعية للدراسة - 3 أيام
٭ رد اللجنة الفرعية بدراسة العطاءات - مدة لا تزيد على 14 يوما
٭ العرض على لجنة الشراء لدراسة توصية اللجنة الفرعية والتوصية بالترسية - 3 أيام
٭ مخاطبة وزارة المالية للموافقة على الترسية بعد اعتماد توصية اللجنة - 5 أيام
٭ رد وزارة المالية بالموافقة على الترسية - 21 يوما
٭ إخطار الممارس الفائز بقبول عطائه وترسية الممارسة عليه وتقديم التأمين النهائي بعد ورود موافقة وزارة المالية - خلال 5 أيام
٭ تقديم التأمين النهائي من الممارس الفائز - خلال مدة لا تزيد على 10 أيام عمل من تاريخ الإخطار يجوز تمديدها من اللجنة لمدة مماثلة مرة واحدة
٭ حضور الممارس الفائز لتوقيع العقد - خلال 5 أيام من تاريخ تقديم التأمين النهائي
ثالثا
إجراءات ومواعيد الطرح والترسية والتعاقد عن طريق المزايدات:
٭ مخاطبة الجهة المشرفة على العقد قبل انتهائه لاستطلاع رغبتها في إعادة طرح المزايدة وإعداد الشروط الخاصة والمواصفات الفنية لوثيقة المزايدة (وذلك في حالات إعادة طرح المزايدات السارية) بعد انتهاء الاجراءات النهائية لإجراءات التأهيل المسبق في الحالات التي تتطلب ذلك - (أ) 8 شهور+ فترة التجهيز، (للمزايدات التي تدخل في نصاب لجنة الشراء)، (ب) 12 شهرا + فترة التجهيز (للمزايدات التي تدخل في نصاب لجنة المزايدات الكبرى)
٭ رد الجهة المشرفة على العقد - أ - 7 أيام (للمزايدات التي تقل عن مليون دينار كويتي)، ب - 14 يوما (للمزيدات التي تزيد على مليون دينار كويتي)
٭ مخاطبة لجنة الشراء أو لجنة المزايدات الكبرى (حسب الاختصاص) لدراسة وثائق المزايدة والموافقة على اعتماد طرح المزايدة - 7 أيام
٭ مخاطبة الإدارة القانونية (للدراسة وإبداء الرأي القانوني)
- مخاطبة إدارة الشؤون المالية (للمراجعة المالية) (بعد اعتماد محضر اجتماع اللجنة المعنية) - 5 أيام
٭ رد الإدارة القانونية (بعد المراجعة)
- رد إدارة الشؤون المالية (بعد المراجعة) - 21 يوما
٭ العرض على لجنة الشراء أو لجنة المزايدات الكبرى (وفق نصاب كل منهما) لاعتماد الطرح - 7 أيام
٭ مخاطبة وزارة المالية (إدارة نظم الشراء) للحصول على الموافقة على طرح المزايدة ودراسة واعتماد الوثائق (بعد اعتماد محضر اجتماع اللجنة المعنية) - 7 أيام
٭ ورد وزارة المالية (بعد الدراسة والاعتماد) - 21 يوم عمل
٭ مخاطبة إدارة الفتوى والتشريع للموافقة بعد موافقة واعتماد وزارة المالية للمزايدات التي تبلغ حد النصاب الموجب للحصول على موافقة الإدارة (75 ألف دينار كويتي) - 7 أيام
٭ رد إدارة الفتوى والتشريع (بالموافقة على الطرح) - 21 يوم عمل
٭ مدة تقديم العطاءات - مدة مناسبة لا تقل عن 15 يوم عمل من تاريخ الإعلان
٭ مدة سريان العطاءات بعد فض المظاريف - لا تقل عن 60 يوما ولا تزيد عن 90 يوما
٭ مدة تقديم العطاءات وسريانها للمزايدات الكبرى والمزايدات التي تسمح بمشاركة مزايدين من الخارج - 90 يوما
٭ تقديم التوصيات بعد الدراسة الفنية للعطاءات المقبولة والعينات من قبل الوحدة المختصة (مرفقا بها مبررات الترسية أو الرفض «كتابة» الى اللجنة المختصة - لا تزيد عن 10 أيام عمل (إلا اذا رأت اللجنة خلاف ذلك بناء على المصلحة العامة)
٭ قيام لجنة الشراء أو لجنة المزايدات الكبرى (حسب اختصاص كل منهما) بدراسة العطاءات والترسية - خلال 20 يوم عمل من تاريخ فض العظاءات. (يجوز للجنة مد الفترة لمدة مماثلة بشرط أخذ موافقة وكيل الوزارة أو من في حكمه مع تحديد مبررات طلب التمديد)
٭ الإعلان عن كشوف تفريغ العطاءات والترسية للمزايدات على الموقع الالكتروني ولوحة الإعلانات مباشرة - لمدة 5 أيام عمل
٭ مخاطبة ديوان المحاسبة (للمزايدات التي تبلغ حد النصاب القانوني المقرر للديوان والبالغ 100 ألف د.ك) للموافقة على التعاقد مع المزايد الفائز - 7 أيام
٭ الرد على استفسارات ديوان المحاسبة - لا تزيد على 4 أيام عمل
٭ رد ديوان المحاسبة بالموافقة على التعاقد - 21 يوما
٭ إخطار المزايد الفائز «كتابة» لتقديم التأمين النهائي - خلال 5 أيام عمل من تاريخ الترسية أو بعد الحصول على موافقة ديوان المحاسبة
٭ تقديم المزايد الفائز التأمين النهائي الى البلدية - خلال 10 أيام عمل من تاريخ إخطاره. (يجوز للجنة الشراء أو لجنة المزايدات الكبرى (حسب اختصاص كل منهما) تجديد المهلة لمدة مماثلة مع توضيح أسباب التمديد في محضر الاجتماع)
٭ الطلب من المزايد الفائز الحضور لتوقيع العقد - خلال 5 أيام عمل من تاريخ تقديم التأمين النهائي. (يجوز للجهة تمديد المهلة لمدة مماثلة اذا كان التأخير لعذر تقبله)
٭ العرض على مكتب المراقبين الماليين بالبلدية (بنسخة من العقد الأصلي والموافقات السابقة وصورة من التأمين النهائي) للموافقة على التعاقد - 3 أيام عمل
٭ رد مكتب المراقبين الماليين بالموافقة على التعاقد - 5 أيام عمل
٭ إتمام التعاقد - 5 أيام عمل
٭ مخاطبة وزارة المالية بتوقيع العقد - 5 أيام عمل
رابعا
1 - على الوحدات الادارية طالبة الطرح للمناقصات والممارسات تزويد إدارة المناقصات والعقود بتلك الطلبات خلال السنة المالية وبحد أقصى منتصف شهر فبراير من كل سنة.
2 - يجب على إدارة المناقصات والعقود إعداد ونشر الخطة السنوية الملزمة لعقود (التوريد والمقاولات والخدمات) وكذلك إعداد جدول بالمناقصات والتأهيلات التي سيتم طرحها خلال مدة 90 يوما بحد أدنى قبل الطرح مع وجود نبذة عن موضوع المناقصة أو التأهيل.
خامسا
يحذر طلب التعاقد بقصد استنفاد الاعتمادات المالية، كما يحذر التعاقد في الشهر الأخير من النسخة المالية إلا في الحالات الاستثنائية التي تقتضيها ضرورة العمل بعد موافقة الوزير.
سادسا
على جميع الوحدات الإدارة المختصة واللجان المعنية الالتزام بما جاء بهذا التعميم وإلغاء ما يخالفه أو يتعارض مع ما ورد به من اجراءات أو مدة زمنية أخرى وعلى إدارة السجل العام تعميمه وعلى إدارة مركز نظم المعلومات نشره من خلال الموقع الإلكتروني للبلدية.
وبناء عليه يجب التقيد بأحكام هذا التعميم من قبل جميع الموظفين المعنيين تلافيا للوقوع تحت طائلة المسؤولية القانونية.