أكدت مديرة الإدارة العامة للخدمات التعليمية المساندة مريم العنزي أن الكتب التي لا ترد للمكتبة المدرسية حتى تاريخ بداية الجرد تعتبر كتبا مفقودة، ويلزم مستعيرها بتوريد قيمتها لخزينة الإدارة المالية بوزارة التربية.
وقالت العنزي في كتاب وجهته لمديري ومديرات المرحلة الثانوية بشأن الجرد السنوي للمكتبات المدرسية للعام الدراسي 2025/2026، إنه نظرا لقرب انتهاء العام الدراسي فإنه سيتم تنفيذ الجرد السنوي للمكتبات المدرسية للمرحلة الثانوية، داعية مديري ومديرات مدارس المرحلة الثانوية إلى ضرورة تشكيل لجنة من معلمي ومعلمات المدرسة على أن تضم في عضويتها أمين أو أمينة المخزن بالمدرسة وبحضور أمين أو أمينة المكتبة المسؤول عن العهدة لتتولى اللجنة جرد المكتبة وفق المواعيد المحددة وبحسب الإجراءات الآتية:
- يتوقف العمل بالمكتبة فترة الجرد وتجرد المكتبة بكل محتوياتها من كتب مصنفة عربية وأجنبية وكتب أطفال عربية وأجنبية ومواد سمعية وبصرية وجميع أصناف الأثاث والأجهزة وذلك وفقا لقواعد الجرد السنوي المنصوص عليها باللائحة الدائمة بنظام عهد المكتبات المدرسية مع التقيد بتنفيذ كل الإجراءات الخاصة بها.
- يكتفى فقط بإرجاع الكتب المعارة، وتعتبر الكتب التي لا ترد للمكتبة حتى تاريخ بداية الجرد كتبا مفقودة، ويلزم مستعيرها بتوريد قيمتها لخزينة الإدارة المالية بوزارة التربية وفقا للقواعد التالية:
1 - الكتب المصنفة العربية والأجنبية، يحدد سعر كل كتاب بمعرفة إدارة المكتبات ويضاف 20% مصروفات إدارية من سعر الكتاب.
2 - كتب الأطفال العربية (1) د.ك شاملا المصروفات الإدارية.
3 - كتب الأطفال الأجنبية (1.500) د.ك شاملا المصروفات الإدارية.
4 - يقوم أمين/ أمينة المكتبة بتسليم الإدارة المالية بوزارة التربية إجمالي أثمان الكتب المفقودة التي دفعت أثمانها من قبل المستعيرين وذلك بعد تسعيرها من إدارة المكتبات واعتمادها، ويتم الدفع عن طريق KNET وترفق الفاتورة مع الجرد، على أن يراعى ضرورة مطابقة قوائم الرفوف للكتب المصنفة حسب ترتيب الكتب بالمكتبة وفق أرقام التصنيف مع مراعاة صحة رقم السجل لكل كتاب قبل البدء في عملية الجرد، ويلزم أن تحافظ لجنة الجرد على سلامة السجلات من التلف مع ضرورة توخي الحرص التام على التعامل مع السجلات وحفظها في مكان مناسب في المكتبة بعد الانتهاء من استخدامها في عملية الجرد، كما تقوم لجنة الجرد بعد الانتهاء من جرد المكتبة وعهدتها بتسجيل بيانات الجرد آليا من خلال الموقع الإلكتروني للجرد.
وشددت العنزي في تعميمها على أن المدارس التي لم تتسلم بيانات الدخول للنظام تقوم بالتنسيق مع موجه المكتبات الذي يشرف على المدرسة لاستلام البيانات الخاصة (اسم المستخدم - كلمة المرور) لمدارسهم وعلى موجهي المكتبات التأكد من أن جميع المدارس التي يشرفون عليها أدخلت بيانات الجرد في النظام بشكل كامل وصحيح قبل تسليم النماذج المطبوعة من النظام لإدارة المكتبات، وتكتمل إجراءات الجرد بعد إدخاله في نظام الجرد الإلكتروني بكل بياناته وطباعته من خلال النظام وثم اعتماده من إدارة المدرسة ولجنة الجرد على أن يتم تسليم نسخة واحدة من النماذج لإدارة المكتبات حسب لائحة عهدة المكتبات المدرسية وفقا لما يلي:
1 - يراعى أن تكون هناك مبررات لفقد الكتب المصنفة وأن تكون نتيجة الاستعمال بشرط ألا يكون بينها كتب مراجع، وتسجيلها بأنواعها المختلفة وألا تتعدى نسبة 1% من صافي الكتب المصنفة سنويا.
2 - حصر الكتب المصنفة التالفة في النموذج وتسليمها لإدارة المكتبات لمعاينتها على ألا تتجاوز عدد (50) كتابا و(100) قصة، وفي حال زيادة العدد عن ذلك يقوم موظفو إدارة المكتبات بمعاينة الكتب داخل المدرسة.
3 - حصر كتب الأطفال المفقودة نتيجة الاستعمال على ألا تتعدى نسبة 2% من صافي رصيد كتب الأطفال.
4 - حصر كتب الأطفال التالفة من مجموعات كتب الأطفال على ألا تتعدى 5% من صافي كتب الأطفال على ان يقوم أمين/ أمينة المكتبة بحصر أثاث المكتبة والأجهزة والمواد السمعية والبصرية، كما يقوم أمين/ أمينة المكتبة شخصيا بتسليم نماذج الجرد السنوي إلى إدارة المكتبات مع الالتزام بالمواعيد المذكورة بالجدول للتسليم إلى مبنى وزارة التربية - منطقة الوزارات - الدور الثاني - إدارة المكتبات.